TURBINE SUAS PLANILHAS


24 | ABR | 2013

DESENVOLVA A ARTE-FINAL DO EXCEL, ADICIONANDO OS RECURSOS QUE DEIXARÃO SUAS PLANILHAS COM UM AR PROFISSIONAL E MUITO MAIS PRÁTICAS.

Certo, você já aprendeu a colorir suas planilhas conforme seus valores e aprendeu a bater e comparar listas, mas ainda falta formatar sua planilha para que ela se torne mais prática e eficiente.

Nessa matéria iremos aprender alguns truques básicos do Excel que farão você e seus clientes se encontrarem melhor entre muitas informações. Como exemplo peguei a tabela de filmes que serão lançados em 2013, para seguir com o tutorial, baixe o arquivo de exemplo clicando aqui. (se você não tem intenção de seguir o tutorial, mas quer saber que filmes sairão esse ano, pode clicar também!).

1 - Congelar Painéis

Essa é uma das funções mais importantes do Excel, principalmente em planilhas que possuem muitas colunas. Quando você desce a barra de rolagem de uma planilha extensa, o título de cada coluna sobe desaparecendo e fazendo com que você não tenha mais noção se aquele monte de números são telefones, CPFs ou IDs.

congelar paineis

Selecione a primeira célula ou linha da planilha, logo abaixo dos títulos e na aba "Exibição" selecione Congelar Painéis. Pronto, tudo que estiver acima da linha selecionada não se moverá mais com a barra de rolagem.

Outra opção do recurso é congelar horizontalmente também. Se você tiver uma planilha com muitas colunas, e a primeira coluna é essencial para o entendimento das informações (como nome, por exemplo), você pode clicar na célula da coluna seguinte a ela, congelando não apenas os títulos como também as primeiras colunas, não perdendo a referência nem quando você desce a barra de rolagem nem quando você corre as informações para a direita.

2 - Auto-Filtro

auto filtroA segunda opção essencial é o Auto-Filtro, essa serve para organizar melhor as informações, ordenar as colunas sem medo de perder a referência e filtrar as informações de forma prática.

Selecione os títulos das colunas e na aba "Página Inicial", dentro de "Filtrar e Classificar" selecione "Filtro" (o ícone de um funil).

Com o auto-filtro ativado, ao lado do título de cada coluna você terá uma pequena seta. Ao clicar na seta uma caixa de opções abrirá, permitindo que você ordene a planilha por aquela coluna ou filtre ticando ou desticando cada valor existente na coluna. No exemplo da imagem ao lado, como eu cliquei na coluna gênero do filme, a lista que aparece dá uma visão clara de quais gêneros existem na planilha.

Uma coisa que acontece bastante são planilhas enviadas com marcações por cor. Por exemplo, você recebe um e-mail dizendo "marquei em amarelo as linhas importantes que eu quero que você analise". Pra quê caçar essas linhas? O Auto-Filtro também pode ordenar por cor!

3 - Título da Planilha de das Abas

Muitas vezes recebo planilhas sem título, nem superior nem na aba. Se você quer fazer algo agradável aos olhos, crie uma linha acima do título das colunas e coloque um título na sua planilha. Vale renomear a aba inferior também, de "Plan1" para o nome do que aquela aba representa.

Outra coisa que deve ser feita é excluir as abas não utilizadas. O Excel até sua versão 2010 abre novos documentos com três abas (Plan1, 2 e 3). Essa besteira foi corrigida apenas no 2013, então se você utiliza uma versão anterior do Excel vale a pena clicar com o botão direito nas abas que você não está utilizando e excluí-las. Isso mostra que você se preocupa com os pequenos detalhes da sua planilha.

4 - Linhas de Grade

linhas de grade

Outra coisa essencial que muita gente esquece de fazer. Selecione todas as células da sua planilha e na aba "Página Inicial" selecione o ícone das bordas, e entre as opções selecione "Todas as Bordas".

As linhas bem definidas da tabela dão a ela um visual muito melhor, principalmente se você tiver que imprimir sua planilha.

Outra coisa interessante de se fazer é destacar uma informação ou conjunto de informações, selecionando as células a serem destacadas e acionando a opção  Borda superior espessa.

E por último, mas não essencial (acho que é só uma implicância minha), insira uma coluna em branco antes da tabela, e deixe-a bem fininha. Na minha visão ter a tabela encostada no canto esquerdo da planilha parece errado, como se ela não tivesse um começo bem definido.

5 - Saiba escolher as cores

Uma planilha preto e branco não é tão agradável quanto uma planilha colorida. A maioria das pessoas simplesmente colore o fundo dos títulos de amarelo berrante, coloca um negrito e está tudo certo.

Vale a pena perder um pouco de tempo pensando em cores menos óbvias para um efeito bom. Você pode, por exemplo, utilizar as cores da empresa para qual a planilha está sendo feita. As cores escolhidas podem também ser influenciadas pelo teor da planilha, podendo utilizar combinações de cores mais elegantes ou casuais.

cores harmonicas

Outra coisa legal de se fazer (desde que você não vá imprimir a planilha em uma impressora faltando tinta) é suavizar a cor do texto para um cinza escuro ao invés do preto.

Talvez você não tenha percebido, mas eu faço isso aqui no blog. Veja como é mais agradável e suave ler a fonte em cinza escuro do que a fonte preta, que por conta do contraste parece agredir os olhos.

E você? Quais suas manias para deixar suas planilhas mais bonitas? Compartilhe conosco nos comentários!


       




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